管理者必备的管理工具

2024/02 作者:ihunter 0 0

工作中往往头绪繁杂,无从着手,做为管理者随时都要保持清晰的思路和正确的方向;

管理者的效率决定了团队的效率,要有效率不仅要有激情还要有方法和工具,掌握这些方法和工具会让你做事效率倍增。

第一、时间管理


时间对每个人都是公平的,很多时候当管理者在报怨时间不够,人不够的时候,其实是没有把事情合理分类,没有把大部分时间用在关键事项,最终任务无法完成造成


工具1   四象限分类法:

如果一个管理者把时间都用来救火上,也就是第一象限,那他就会有救不完的火,减少救火的最好办法就是多做第二象限的事,尽量不要去做第四象限的事情,有些管理人员看看手机,上上网,例行一下公事一天就混过去了。

管理者要重点关注第二象限


工具2    二八定律:

很多管理者每天都很忙,但最终没有结果,绩效不高,很大的原因是把大部分的时间用在琐事上,看上去事必亲躬,实则是没有管理好时间和事情。

有限的时间要用在重要的事情上

 

工具3  ABC控制法使用时间:

最重要的事情在工作计划中可能只占到10%-20%,但需要花费的时间可能是50%-80%,根据事情的重要程度去使用时间。

这也是为什么我们每次在做工作计划的时候要对计划进行权重排序



第二、目标管理

衡量一个岗位的价值就是看他在有限时间内产出了多少结果,这些结果对企业的价值有多大;管理者就是要在有限的时间内高效地完成企业制订的目标,要想高效的完成目标给大家介绍以下3个工具


工具4  SMART:

我们要学会用SMART法制订目标,很多时候目标没有达成是因为目标设定本身就不科学,下面这张图说明了制订目标的五个维度。


工具5  目标多叉树:其实这个多叉树个人感觉不如我们现在的思维导图方便,

但多叉树和思维导图的原理是一样的,如果做过思维导图的管理者这个工具可以跳过。


多叉树就长这样,是不是跟思维导图很象


工具6  6W3H:6W3H是5W2H的延伸,5W2H法是二战中美国陆军兵器维修部首创,它简单、方便、易于理解、实用、富有启发意义,广泛应用于企业管理和技术活动,对于决策和执行性的活动措施也非常有帮助,也有助于弥补考虑问题的疏漏。

我们能把每一个目标都细化成这样吗


第三、计划管理

《礼记.中庸》中说“凡事预则立,不预则废”,意思是做任何事情,事前有准备就可以成功,没有准备就会失败,这里的准备就是计划;

三个工具介绍给大家


工具7   PDCA:  PDCA循环是美国质量管理专家"沃特·阿曼德·休哈特"首先提出的,由戴明采纳、宣传,获得普及,所以又称戴明环。全面质量管理的思想基础和方法依据就是PDCA循环。PDCA循环的含义是将质量管理分为四个阶段,即 Plan(计划), Do(执行), Check(检查)和 Act(处理)。在质量管理活动中,要求把各项工作按照作出计划、计划实施、检查实施效果,然后将成功的纳入标准,不成功的留待下一循环去解决。这一工作方法是质量管理的基本方法,也是企业管理各项工作的一般规律。

通过下面12张图介绍给大家。


工具8   标准化管理:这里的标准化管理可以理解为常规性的业务流程化,这样可以提高整体工作效率,标准化管理可分为五个步骤

步骤1、设定标准:这里的标准有技术标准和管理标准,技术标准是根据不同时期的科 学技术水平和实践经验,针对具有普遍性和重复出现的技术问题,提出的最佳解决方案。管理标准是企业为了保证与提高产品质量,实现总的质量目标而规定的各方面经营管理活动、管理业务的具体标准。若按发生作用的范围分,标准又可分为国际标准、国家标准、行业标准和企业标准。以生产过程的地位分,又有原材料标准、零部件标准、工艺和工艺装备标准、产品标准等。在标准化工作中,又通常把标准归纳为:基础标准、产品标准、方法标准和卫生安全标准。

标准化是制度化的最高形式,可运用到生产、开发设计、管理等方面,是一种非常有效的工作方法。作为一个企业能不能在市场竞争当中取胜,决定着企业的生死存亡。企业的标准化工作能不能在市场竞争当中发挥作用,这决定着标准化在企业中的地位和存在价值。

步骤2、教育培训:对于各类标准要制订相应的工作流程、制度、操作规程;所有的流程、制订、操作规程都要培训,培训的目的是要求所有涉及到该流程、制度、操作规程的岗位达成共识,只有达成共识才能实施标准化。

步骤3、实施管理:在达成共识的基础上具体执行标准化管理。

步骤4、例外处理:一个流程、制度、操作规程无法解决所有的事情,例外处理就是特事特办,能标准化的都标准化。

步骤5、定期评估:流程、制度、操作规程需要定期评估,评估的内容包括执行情况、合理性、有无更好的解决方案,一般企业三个月做一次评估,有些企业六个月,成熟的企业1年做一次。


工具9 有效计划法:凡事都要有统一和决断, 依据是计划

6个类别:  日计划, 周计划, 月计划, 季度计划,  年度计划, 专项计划

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第四、压力管理

在工作中每个人都会有压力,也只有压力才能让人进步,但压力太大会导致消极负面情绪,非常不利于身心健康和工作的正常开展,影响工作效率。


工具10  压力水平评估:每个人所能承受的压力是不一样的,设定一个上限,当达到这个上限的时候可能深度深度突破上限,随着所能承受的压力越来越大,我们也在不断的提升自己


工具11  压力管理曲线:保持适当的压力有助于我们成长

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第五、思维创新

工具12   鱼骨图:鱼骨图在品质七大手法之一,主要用于质量管理,后来推广到管理当中来;在生产中主要有人、机、料、法、环、测六个方面;在非生产管理过程中也可以有其他纬度





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工具13  SWOT:


工具14   五个为什么分析法:连着问五个为什么就能找到问题的根本原因,这种方法可以让我们的管理者找到问题的本质,否则救火的情况就会不时发生,救火最好的办法就是釜底抽薪。

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工具15   橄榄球定律:橄榄球定律是20/80定律的延伸,20/80是分成两个部分,橄榄球定律是分成三个部分


工具16   六顶思考帽:六顶帽子代表了六种思维方式和六个思考问题的角度

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第六、员工管理

工具17   根据意愿与能力分类

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工具18   马斯洛的需求激励模式

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工具19    权衡效率与效果

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工具20    情境领导模型。

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第七、高效沟通


工具21  乔哈里之窗:两个模块:我知不知道、别人知不知道;4个象限:公开、盲点、隐藏、未知。

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工具22   沟通反思环:这是一个沟通闭环的五个步骤。

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原始资料-选择资料-赋予意义-做出假设-下结论-采纳信念-采取行动


工具23   如何避免沟通中出现的问题

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第八、职业规划


工具24   剥洋葱法:剥洋葱法跟目标分解有点象

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工具25   认真做好职业生涯规划

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工具26   理清自己的愿景

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工具27   理清自己的使命

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第九、团队学习


工具28   头脑风暴法


工具29   深度对话:三个功能:克服习惯性防卫、观察自己的思维、增进集体思维的灵敏度


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